複合機でFAXデータをPDF化するメリットと方法

複合機でFAXデータをPDF化するメリットと方法

FAXの書類をPDFとしてデータ化すると、コスト面や管理面で大きなメリットがあります。また、書類の送付先がFAX機を持っていない場合でもデータとして送信できるというメリットもあります。

今回の記事では、複合機で送受信するFAXをPDF化する際の方法や具体的なサービス内容について案内します。

▶目次

1、複合機FAXをPDF化するメリット

複合機でFAXデータをPDF化するメリットと方法
複合機のFAXをPDF化することのメリットについて紹介します。

書類の管理が楽になる

FAXのPDF化は送信側、受信側双方で、書類の管理をしやすくするというメリットがあります。

書類ではなくデータとして保管することにより、保管するスペースが必要なくなりますし、ファイリングの手間も大きく軽減されます。
また、後から書類を探す際にもファイル名やデータ作成日時から検索することが容易になり、送信漏れや行き違いのリスクを減らすことができます。

コスト削減

PDF化することにより、必要な書類だけプリントアウトをするといった管理方法が可能になります。全ての書類をプリントアウトする場合と比べてインク代、コピー用紙代を削減することができます。

また、FAXを送信する際には利用した分に応じて通信費が発生しますが、これも節約することが可能です。

業務の効率化

業務面では、送信先の相手がFAXを持っていない場合や、メールでの連絡を欲している場合に、メールでFAXデータを送信できるというメリットがあります。特に送信先が個人の場合、FAXの送信は連絡時間や書類の枚数などに気を使うことが多いかと思いますが、PDFデータ送信の場合は相手の負担になることが少ないので、やや気軽に送信できます。

他に、データをカラーで保管、送受信できるので、細かい文字や写真のデータも鮮明にやり取りできるというメリットもあります。文書が不鮮明なことによる確認作業の負担の軽減や、食い違いの発生リスクの減少、といった効果があります。

2、複合機にて書類をPDF化する方法

複合機でFAXデータをPDF化するメリットと方法
複合機で、FAXのやり取りをする際に書類をPDF化する方法について紹介します。

スキャナでデータをPDF化する

FAXを送信する場合や、受信した書面を管理する際に利用できる、従来からあるPDF化の方法です。

PCと複合機をインターネットやイントラネットで接続し、複合機のスキャナ機能を利用して複合機をPDF化します。

一旦、書類としてプリントアウトもしくはFAX受信をしてからPDF化する作業を取るので、やや手間がかかることとデータの鮮明度が落ちるというデメリットがありますが、操作方法が簡単で誰でも気軽に利用できるというメリットがあります。

PC-FAX機能

PC-FAXは、パソコン上のデータを、プリントアウトせずに複合機から直接FAX送信することができる機能です。プリンタドライバーをPC-Faxドライバーに切り替えるだけで、プリントアウトと同様の操作で手軽に利用できます。複合機にメールアドレスを設定し、メール添付として書面を送付することも可能です。

スキャナを利用する場合と比べると、パソコンのデータを調節送信できるのでよりきれいな書類を相手方に送信することができます。

インターネットFAXとの違いは、データ送信の際に、電話回線を利用するので利用した分に応じて通信費が発生することです。

FAX-PDF受信機能

FAX-PDF受信機能は、受信したFAXを自動的にPDFとして保存する機能です。

この機能を利用すると、受信したFAXは自動的にあらかじめ設定しておいたインターネット上の共有フォルダにデータとして入ります。送信元別にフォルダ分けのルールをあらかじめ設定しておくと、自動的にフォルダが振り分けられる点や、外出先からでもインターネットにアクセスしてFAXのデータを読み取ることができるという利点があります。

インターネットFAX機能

インターネットFAXは、電話回線ではなくインターネット回線を利用して、FAXの送受信を行う機能です。

インターネット回線を利用してデータの送受信を行うので通信費が発生しない他、手間もかからずに非常に使いやすいサービスです。

注意点としては、セキュリティが電話回線に比べるとやや弱いので、機密情報に関しては音声回線を利用したほうが無難です。

3、まとめ

複合機のFAXをPDFデータ化する際のメリットと、PDF化する方法についてまとめました。

PDF化には、以下のメリットがあります。

  1. コスト削減
  2. 業務の質の向上(送受信の確実性が高まる、書類が鮮明に送受信できる)
  3. 業務の効率化

PDF化の方法には、様々な方法がありますが、現在最も人気が高いのはインターネットFAXを利用したデータの送受信です。ただし、セキュリティに関してやや弱いところがあるので、機密情報を送受信する際には、電話回線を利用することをおすすめします。

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