複合機でFAXをメール転送する方法と転送専用端末aFAX

複合機でFAXをメール転送する方法と転送専用端末aFAX

複合機には、受信したFAXデータをメール転送する機能があります。

メール転送機能には、外出先でも業務を滞らせることがなく迅速に進めることができる、書面の印刷コストを削減できる、といったメリットがあります。

メール転送機能を利用するためには、事前に環境を整え、複合機の設定を行う必要があります。
今回の記事でぇあ、複合機FAXのメール転送の設定方法とその注意点について紹介します。また、メール転送専用端末である、aFAXについてもあわせてご紹介します。

▶目次

1、複合機でFAXをメール転送するには

複合機でFAXをメール転送する方法と転送専用端末aFAX
複合機のFAXをPDF化することのメリットについて紹介します。

メール転送するための事前準備

受信したFAXをメール転送するためには、事前の準備、設定が必要になります。必要なものは以下の通りです。

  • メール転送機能が付いた複合機
  • 複合機のメールアドレス設定とインターネット環境
  • メール転送先のe-mailアドレス

この時に注意したいのが、メールアドレスのセキュリティの都合上、gmailが設定できない可能性があるということです。

Gmailなどのフリーメールは、パソコンからもスマートフォンからもアクセスでき、またファイルの添付も可能なのでビジネスで利用する際に非常に便利ですが、SSL/TLSによってデータを暗号化する仕組みを取っており、これらの暗号化に対応したアドレス以外からのメールをシャットアウトします。

複合機のメールアドレスは基本的にSSL/TLSに対応していませんので、基本的にはgmail以外のメールアドレスを転送先に設定するのが無難です。どうしてもgmailに転送をしたい方は、設定によってクリアになる場合もあるようなので、複合機販売店の保守サービスに相談するか、いったん別のメールアドレスに飛ばしてから転送する、といった二重転送を試みてください。

複合機でのメール転送設定

事前準備が整ったら、複合機側でメール転送設定をしてください。
設定方法の詳細は、複合機の説明書に記載されています。説明書が手元に見当たらない場合は、複合機の製品ホームページにて説明書が公開されていますので、プリントアウトして利用してください。

メール転送設定をする際には、複合機の管理者画面にログインする必要があります。

ログインIDやパスワードが必要になりますので、事前に確認しておきましょう。どうしてもパスワードやIDが分からない場合は、複合機メーカーの保守サポートにて確認をしてください。

転送したFAXを印刷するか否か

メール転送を設定した際に、複合機側で書面を転送するか否かを選択することができます。

データとしてパソコンやスマートフォンに転送をかけているし、全て印刷するとコストの無駄になってしまうという考え方もありますし、印刷しておくことで確認漏れを防げる、外出先でインターネットにアクセスできない場合でも事務所に残ったスタッフが確認できる、という点から多少無駄になってしまっても印刷したほうが良いという考え方もあります。

設定はその都度変更できますので、状況に応じて検討していきましょう。

2、小型FAX転送受信転送機aFAX

複合機でFAXをメール転送する方法と転送専用端末aFAX
FAX転送に特化した受信転送機aFaxについて解説します。

aFAXとは

aFAXは、FAXの転送機能に特化した手のひらサイズのコンパクトなFAX機です。FAXを受信し、受信したデータをPDFに変換し、あらかじめ指定しておいたeメールアドレスに転送します。この一連の動作を自動的に実行する、シンプルでユニークな専用端末です。情報風景インスティテュート株式会社という企業が開発し、販売しています。

転送されるメールは、受信日時、送信元のFAX番号、受信枚数がメール本文に記載され、書面がPDF化して添付されます。

aFAXは受信専用のため、FAXを送信するためには別の複合機が必要です。(FAX送信の必要がない方は、受信専用端末として単独で使用することも可能です)。

専用端末ならではの強み

aFAXの強みは以下の4点です。

  • ランニングコストは電気代のみ(年間約300円程度)で、端末代金の他にはほとんど費用が掛からない
  • クラウドサービスとは異なり、自社で管理ができる
  • メールを複数のアドレスに同報で一斉送信できる
  • 既存のFAX番号をそのまま利用できる

FAX受信器なので、新たなサービスに加入したり、管理を外部に委託したりする必要はありません。
そのまま手軽に利用できて、自社の管理下に置けるのでクラウドサービスなどのセキュリティ面に不安を感じられる方も安心して利用できます。

5年保証、購入時の転送先メールアドレスの設定代行など、導入にあたってのリスクや手間を軽減できるサービスが付与されています。

3、まとめ

複合機のFAXのメール転送についてご紹介しました。

業務効率の面でもコストの面でもメリットの大きなメール転送を複合機で設定するには、インターネット環境を整え、複合機の設定を事前に行う必要があります。
2006年にシャープ製品が開始したサービスですが、今では多くの複合機で採用されていますので、利用されるにあたってはぜひ説明書を確認してみてください。

FAX転送の専用端末であるaFaxを利用するのも一つの手段です。手のひらサイズなので、余分なスペースも必要なく、気軽に導入しやすいサービスではないかと思います。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です