複合機の機能紹介~FAX見てから印刷とは

複合機の機能紹介~FAX見てから印刷とは

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ビジネスでFAXを使用していると、依頼したわけでもないDMや印刷するまでもない重要性の低い書類も多く受信します。
通常、複合機は到着したすべての書類を自動的に印刷しますので、これらの不要な書類にもインク代とコピー用紙代が発生してしまいます。

こうした無駄を解消する一つの手段としては、「見てから印刷」の機能を利用することです。複合機には、到着したFAXの内容を読み取ってから印刷する機能が付いた機種もあります。しかし、これらの機能にはデメリットもあります。

今回の記事ではFAX見てから印刷の機能について紹介します。インターネットFAXなど、見てから印刷の代替機能についても紹介しています。

▶目次

1、FAX見てから印刷機能

複合機の機能紹介~FAX見てから印刷とは
FAX見てから印刷の機能の付いた複合機、FAX機について解説します。

パナソニックのおたっくすシリーズ

パナソニックのおたっくすシリーズは、「見てから印刷」という機能が付いています。
ディスプレイ上で、届いたFAXの内容を見てから印刷するか否かを決定できる機能です。

この機能のメリットは、不要なDMや重要度の低いFAXを画面上で確認して印刷しないことにより、印刷代金やコピー用紙代を節約できることです。

デメリットは、FAXが到着するたびにデータとして受信をするので、特にFAXを大量に受信した場合などは効率が悪くなることです。見てからFAX機能全般に言えることですが、FAXの受信枚数が多いオフィスにはあまり向いていない機能です。

最新のおたっくすシリーズでは液晶画面も大きくなり、スマホのように画面をタップして拡大することができます。

SHARPのfappyシリーズ

シャープのfappyシリーズの一部の機種にもパナソニックの「見てからFAX」と同様の「見てからプリント」機能が付いています。
タッチペンが付属でついており、画面上のデータに直接手書きで書きこんで、返信したり転送したりすることも可能です。不要な書類は、そのまま複合機のモニターを削除してしまうことができます。

それ以外のメリットやデメリットは「見てからFAX」と同様です。

ブラザーの複合機

ブラザーの複合機には「見るだけ受信」という機能が付いています。
画面上で、到着したFAXのデータを確認することができますが、画面が小さいのである程度内容を確認するためには、パソコンと接続してモニター上で確認すると良いでしょう。

2、「見てからFAX」以外の必要な書類だけ印刷する機能

複合機の機能紹介~FAX見てから印刷とは

「見てからFAX」の機能はビジネスで利用するには使い勝手が悪いのが難点です。特に、枚数が多い場合や迅速な返信が必要とされる場合には向いていません。「見てからFAX」以外の必要なFAXだけプリントアウトできる機能を紹介します。

インターネットFAX

現在、最も主流となっており、使い勝手が良いのがインターネットFAXです。
複合機にインターネットを接続し、Eメールの添付ファイルとして受信したFAXをパソコンやスマートフォンに送信する機能です。

インターネットFAXにはインク代、コピー用紙代の節約以外にも以下のメリットがあります。

  • 受信した書面を大きな画面で確認できるので必要な書類か否かの判別がしやすいこと
  • 添付ファイルとして保存できるので、重要なデータや書面の紛失リスクが減らせること
  • 外出先でも、到着したFAXの内容が確認でき、迅速な対応が可能になること

特にデメリットはありませんが、導入するためにはインターネットFAXに対応した複合機を購入またはリース契約しなければならず、インターネット環境も整えておかなければなりませんので、設置費用が高額になる可能性があります。

ビジネスでの使い勝手としては、非常に優れてます。
「見てからFAX」が主に家庭向け、個人事業主向けのサービスであるのに対して、インターネットFAXはオフィス向けの機能といえるでしょう。

PCFAX

リコーやキヤノン、ブラザーなどの複合機には、パソコンと接続して使用できる機能があります。
PCFAXを利用するには、対応機種の複合機を設置することと、PCに専用のドライバーをインストールすることです。

対象機種が限定されているものや、FAX送信のみ対応しているもの、ファイルの形式が指定されてしまうものなど、PCFAXの機能が付いていても、うまく活用できない場合がありますので、説明書をよく読んでから利用するようにしましょう。

FAXソフト

複合機やFAX機がなくても、パソコンに直接電話回線をつないでFAXソフトを使用することで、PCでFAXを受信することも可能です。

ただし、この場合は、複合機がなければ印刷することができません。

また、FAXソフトには様々なものがありますが、物によってはかなり高価なので複合機を購入するよりも高くついてしまうケースもあります。
複合機やFAX機の置き場に困る方や、紙で書類管理を行いたくない方にとってはメリットがあるかもしれません。

3、まとめ

複合機のFAX見てから印刷について紹介しました。
見てから印刷は、インク代とコピー用紙代の節約という点ではメリットがありますが、作業の手間が非常にかかってしまう他、操作性という点でも使いづらい部分がありますので、FAX受信枚数が多い場合には手間や負担の方が大きくなってしまう可能性があります。

見てから印刷と同様の使い方ができて、業務効率も落とさずに利用できるのはインターネットFAXです。初期費用が高額になる場合がありますが、ランニングコストの面でも非常に優れているので、今ビジネスで非常に人気のある機能です。
現在のオフィスの状況を踏まえてサービスを検討されてみてはいかがでしょうか?

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