簡単解説!複合機FAXの使い方と送信時の注意点

簡単解説!複合機FAXの使い方と送信時の注意点

ビジネスにおいて、複合機のFAXの使い方を知っていることは最も基本的な知識の一つです。非常に重要度が高いにもかかわらず、知っていて当然とみられる向きもあり、あえて丁寧に教えられないことも多いのですが、FAXの使い方を知らないと仕事の効率が著しく落ちてしまいます。

今回の記事では、FAXの基本的な操作方法と操作時の注意点についてご紹介します。

▶目次

1、複合機FAXの使い方~基本操作~

簡単解説!複合機FAXの使い方と送信時の注意点
複合機FAXの基本操作について紹介します。

FAXを受信する

複合機でFAXを受信する際には、特に何か操作する必要はありません。
複合機に電源が入っていて待ち受け状態になっていれば、FAXの受信と同時に用紙が出力されます。

先方がFAXを送信しているにもかかわらずFAXが届かない場合には以下の問題が考えられます。

  1. 用紙切れになっている
  2. →用紙を補充すると、自動的に受信します。

  3. 用紙が詰まっている
  4. →用紙の詰まりを取り除けば、自動的に受信します。用紙の取り除き方は、複合機のディスプレイに図で表示されるので、参照してください。

  5. 電源が落ちている・コンセントが抜けている
  6. →電源を入れなおしてください。FAXデータが複合機本体に残っている場合はそのまま印刷できますが、FAXデータや送受信履歴が消えてしまっている場合もあります。その場合には、先方に再送を依頼するしかありません。

  7. 手動受信に設定されている
  8. →複合機の設定により、FAXが手動受信になっている場合は、受信ボタンを押さなければ受信できません。
    設定を自動受信に切り替えれば、受信ボタンを押さなくても自動的に受信するようになります。

FAXを送信する

複合機からFAXを送信するには、3つの手順を踏みます。

  1. 用紙をセットする
  2. 用紙のセットの方法は2つあります。トレイにコピー用紙をセットする方法と、コピー機上面の原稿ガラスにセットする方法です。どちらでも同じように送信できますが、複数枚を送信する場合にはトレイが便利です。いずれの方法で送信する場合にも、用紙の裏表に注意しましょう。

  3. 相手方の電話番号を入力する
  4. 電話番号を手入力するか、電話帳データから相手方の電話番号を呼び出します。

  5. 送信ボタンを押す
  6. 最後に送信ボタンを押します。

2、FAX送信時の注意点

簡単解説!複合機FAXの使い方と送信時の注意点
FAXを送信する際の注意点について案内します。
最も気を付けたいことは、情報漏えいや顧客情報の流出につながる誤送信です。

電話番号を正確に入力する

電話番号をご入力してそのまま送信ボタンを押すと、意図しない相手にFAXが送信されてしまいます。

ビジネスで送付する書類は、重要な顧客情報、お見積書や仕様書などの機密データなどもあり、信用を大きく損なってしまいます。場合によっては、責任問題にまで発展するケースもあります。

電話番号のご入力を減らすための方法は、相手方の電話番号を電話帳登録し短縮ダイヤルから発信するようにすること、手入力の際にはディスプレイを確認し正しく入力されたか否かのチェックをすることを徹底することです。

FAXの到着確認をする

こちらはFAXを送信したつもりでも先方から「届いていない」とクレームを受けてしまうことはよくある話です。

こうした行き違いを防ぐためには、FAXを送信した後に電話で到着確認を行うことです。先方の状況によってはメールで送信したことをお知らせするのも一つの手段ですが、その場で確認が取れる電話の方が、より確実です。特に見積書や重要書類については、FAX送信した後に確認の連絡を行うことは最低限のマナーですので徹底しましょう。

確認の電話を行う前に、FAXが正常に送信されたかの確認を取っておくことも重要です。複合機の送信履歴データから、FAXが正常に送信できているか否かの確認をしましょう。

FAXの確認をする際に、単に到着したか否かの確認をするだけでなく、到着枚数についても確認するように癖づけましょう。
複数枚数を送信する際には、まれに一部のページが送信されていないこともあります。

FAXの送信時間に気を付ける

気遣いの部分ですが、相手が法人の場合には営業時間外のFAXは控えたほうが良い場合もあります。営業時間外に送信したFAXは翌営業日の始業時にまとめて確認されるため、他の書類と紛れやすく、担当者の手元に届きにくくなるケースがあります。また、個人情報を含む書類や重要な書類が、先方のFAX機に長時間放置されてしまうことも望ましくありません。

相手が個人の場合には、早朝や夜間など迷惑になる可能性がある時間帯に送信するのは控えましょう。

ただし、いずれにしても緊急性を伴う場合や先方が要求している場合には、送信しても失礼に当たらないこともあります。状況に応じて判断しましょう。

3、まとめ

複合機のFAXの使い方についてご紹介しました。

FAXの送受信はビジネスの基本知識であるだけに、確実に理解しておきたいものです。知っていて当然と思われている場合もあり、丁寧に指導してもらえないこともありますので、こちらの記事を参考にしていただければ幸いです。メーカーによって若干の違いはありますが、基本的な機能なのでどのメーカーのものでも大きな違いはありません。

FAXを送受信する上で重要なことは、誤送信を防ぐことと、確実に送受信を行うことです。
細かなことですが、逐一確認を行うことによりこれらのトラブルを避けることができます。

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